Regulamin funkcjonowania BOI

Regulamin funkcjonowania Biura Obsługi Interesantów (BOI)

Sądu Rejonowego w Zgierzu.

§1

Struktura organizacyjna.

1. Biuro Obsługi Interesanta wraz z Czytelnią Akt oraz Biurem Podawczym powołane jest do obsługi interesantów wydziałów: I Wydziału Cywilnego, II Wydziału Karnego, III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich, IV Wydziału Pracy (???) i Sekcji Wykonywania Orzeczeń Karnych Sądu Rejonowego w Zgierzu znajdujących się w budynku Sądu przy ul. Sokołowskiej 6.

2. Biuro Obsługi Interesanta mieści się na parterze budynku Sądu Rejonowego w Zgierzu przy ul. Sokołowskiej 6.

3. Biuro Obsługi Interesantów przyjmuje interesantów:

  • w poniedziałki w godzinach 8:00 - 18:00 (ostatni bilet pobierany jest z „Systemu kolejkowego” o godzinie 17:45) – z zastrzeżeniem przerwy w czasie pracy jednego spośród trzech stanowisk obsługi interesanta od godz. 11: 00 do godz. 12:30.
  • od wtorku do piątku w godzinach 8:00 - 15:00 (ostatni bilet pobierany jest z „Systemu kolejkowego„ o godzinie 14:45) – z zastrzeżeniem przerwy w czasie pracy jednego spośród trzech stanowisk obsługi interesanta od godz. 11: 00 do godz. 12:30.

4. Biuro Obsługi Interesanta wchodzi w skład Oddziału Administracyjnego Sądu. 

5. Za sprawne funkcjonowanie Biura Obsługi Interesanta wraz z Czytelnią Akt i Biura Podawczego odpowiada koordynator, wyznaczony przez Dyrektora Sądu, do którego zadań należy w szczególności organizowanie i nadzór nad pracą wskazanych komórek organizacyjnych.

6. Nadzór merytoryczny nad pracą Biura Obsługi Interesantów sprawuje Prezes Sądu.

  • Skargi dotyczące pracowników Biura rozpoznaje Dyrektor Sądu.
  • Skargi i wnioski dotyczące pracy Biura Obsługi Interesanta rozpoznaje w kolejności: Koordynator Biura, Dyrektor Sądu oraz Prezes Sądu .

7. Kierownicy Sekretariatów Wydziałów oraz Sekretariatu Sekcji zobowiązani są do ścisłej współpracy z pracownikami Biura Obsługi Interesanta oraz podejmowania czynności mających na celu umożliwienie rzetelnej i sprawnej obsługi interesantów przez pracowników Biura, w tym do zapewnienia terminowego odnotowywania czynności podejmowanych w poszczególnych sprawach i wprowadzania jak największej, co do treści, ilości danych do systemu repetytoryjnego  i należności sądowych oraz przygotowywania dokumentów wydawanych przez Biuro.

 

§ 2

Zakres zadań Biura Obsługi Interesantów.

 

1. Zadaniem Biura Obsługi Interesanta jest profesjonalna obsługa stron postępowań sądowych, pełnomocników, oraz pozostałych osób związanych z prowadzonymi postępowaniami przy zachowaniu jak najkrótszego czasu oczekiwania interesanta.

2. Interesanci (w tym adwokaci i radcowie prawni) zgłaszający się osobiście przyjmowani są w porządku wynikającym z kolejności zgłaszania się do Biura wynikającej z numeru pobranego z „Systemu kolejkowego”, który wyświetlany jest nad właściwym stanowiskiem obsługi. Obowiązuje zasada jednej kolejki.

3. Obsługa interesantów w Biurze Obsługi Interesanta odbywa się bezpośrednio przy stanowiskach Biura, telefonicznie - nr tel. (42) 715 75 00 oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej.

4. Do zadań Biura Obsługi Interesantów Sądu Rejonowego w Zgierzu należy zapewnienie obsługi interesantów oraz ułatwienie im uzyskania niezbędnych informacji w szczególności poprzez:

a) informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu,

b) sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, przesłankach ustanowienia obrońcy, adwokata lub radcy prawnego z urzędu, rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia, terminach i miejscach rozpraw,

c) udostępnianie list kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych, komorniczych – z obszaru właściwości Sądu Rejonowego w Zgierzu i niektórych instytucji pozasądowych takich jak Ministerstwo Sprawiedliwości, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka, Archiwa Państwowe, a także list lekarzy sądowych, biegłych sądowych (imię i nazwisko, specjalizacja), tłumaczy przysięgłych, list stałych  mediatorów – z obszaru  właściwości Sądu Okręgowego w Łodzi oraz list mediatorów przekazywane przez organizacje pozarządowe i uczelnie oraz wykazy instytucji i osób uprawnionych  do prowadzenia postępowania mediacyjnego w sprawach karnych i nieletnich,

d) informowanie o prawach i obowiązkach stron, świadka, oskarżonego, pokrzywdzonego,

e) informowanie o instytucjach udzielających bezpłatnych porad prawnych,

f) informowanie o pomocy ofiarom przestępstw,

g) udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism sądowych w typowych sprawach rozpoznawanych przez poszczególne wydziały,

h) informowanie o wysokości kosztów sądowych, sposobie ich uiszczania oraz numerach kont bankowych Sądu Rejonowego w Zgierzu,

i) przyjmowanie pism procesowych i znakowanie ich pieczęcią wpływu,

j) przyjmowanie, stanowiących koszty postępowania sądowego opłat, których uiszczenie nastąpiło w formie znaków opłaty sądowej, zgodnie z poniższymi zasadami:

  • uiszczający opłatę znakami opłaty sądowej nakleja znak na piśmie podlegającym opłacie. Znaki należy naklejać na egzemplarzu przeznaczonym dla Sądu;
  • znaki opłaty sądowej kasuje pracownik upoważniony do przyjmowania pism;
  • znaki opłaty sądowej skasowane przez uiszczającego opłatę nie będą przyjmowane;
  • znaki opłaty sądowej, co, do których istnieje uzasadnione podejrzenie, że zostały podrobione, przerobione, nie podlegają kasowaniu do czasu wyjaśnienia związanych z tym wątpliwości. Osoba stwierdzająca powyższy stan rzeczy jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić Prezesa Sądu.

k) wydawanie na wniosek interesanta zamówionych i przygotowanych przez wydziały dokumentów:

  • wydanie zezwolenia  na widzenie, po uprzednim złożeniu wniosku przez osobę zainteresowaną oraz wyrażeniu zgody na powyższe przez sędziego. Jeżeli sędzia nie wyraża zgody na widzenie , pracownik wydziału powinien niezwłocznie fakt ten odnotować w systemie.
  • kserokopii z akt sprawy,
  • zaświadczeń oraz protokołów, w tym protokołów sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk (e-protokół).

W każdym przypadku wydanie w/w dokumentu następuje po uiszczeniu przez interesanta opłaty chyba, że według odrębnych przepisów czynność ta nie podlega opłacie albo wnioskodawca został zwolniony z obowiązku jej uiszczenia.

Dokumenty przeznaczone do odbioru przez interesantów będą przygotowane przez wydziały w ciągu 3 dni roboczych. Jednakże w wypadku, gdy niezbędne jest zamówienie akt z Archiwum Zakładowego lub wypożyczone przez inny uprawiony organ – wówczas termin ten może zostać wydłużony do 21 dni roboczych.

Odbiór zamówionych dokumentów winien nastąpić w wyznaczonym dniu, w przypadku niezgłoszenia się po odbiór, dokumenty po upływie 7 dni roboczych zwracane są do właściwego wydziału,

l) wydawanie na wniosek interesanta zamówionych odpisów orzeczeń oraz tytułów wykonawczych - poszczególne wydziały przekazują dokumenty do Biura wraz z aktami sprawy w celu naniesienia opłaty oraz potwierdzenia odbioru na oryginale wydawanego odpisu orzeczenia/tytułu wykonawczego. Odbiór zamówionych dokumentów winien nastąpić w wyznaczonym dniu, w przypadku niezgłoszenia się po odbiór, dokumenty wraz z aktami sprawy po upływie 3 dni roboczych zwracane są do właściwego wydziału,

ł) w przypadku, gdy wniosek dotyczy kserokopii protokołu z rozprawy, bądź posiedzenia, pracownik Biura wykonuje wydruk zatwierdzonego do publikacji protokołu z systemu repetytoryjnego, po uiszczeniu stosownej opłaty,

m) udostępnianie akt spraw w czytelni, w tym protokołów sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk stronom i osobom uprawnionym,

n) informowanie stron o stanie ich spraw  i czynnościach podejmowanych w sprawach sądowych.

5. Pracownik sprawdza tożsamość interesanta, który zobowiązany jest okazać się dowodem osobistym lub innym dokumentem ze zdjęciem przy wydawaniu zamówionych dokumentów.

6. Biuro Obsługi Interesantów nie udziela porad prawnych i informacji, które naruszyłyby przepisy innych aktów prawnych, w tym o ochronie danych osobowych i ochronie informacji niejawnych. Nie sporządza projektów pism procesowych ani nie pomaga w ich sporządzaniu. Nie przekazuje danych osobowych stron postępowania. Nie wskazuje z imienia i nazwiska konkretnych adwokatów i radców prawnych. Nie wyjaśnia treści wydanych orzeczeń. Nie interpretuje treści pism.

Przez poradę prawną należy rozumieć skonkretyzowaną informację, mającą zastosowanie w konkretnej sprawie, opartą na danych lub materiałach przedstawionych przez interesanta, której celem jest udzielenie wskazówek  co do sposobu przedstawiania, argumentowania i dowodzenia jego stanowiska przed Sądem w przedmiocie, którego dana sprawa dotyczy lub która polega na sporządzeniu projektu pisma procesowego.

7. Informacji o sprawie rozpoznawanej przed Sądem udziela pracownik Biura na zasadach określonych w § 97 – 99 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 roku – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 roku, poz. 2316 z póżn.zm.), w szczególności w zakresie:

                a) sygnatury akt sprawy;

b) terminów posiedzeń i rozpraw;

c) dat rozstrzygnięcia, którego dotyczy zapytanie;

d) czynności dotyczących postępowania międzyinstancyjnego.

8. Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Sądu z instytucji jest zadaniem Biura Podawczego, w zakresie zawartym  w regulaminie Biura Podawczego.

9. W Biurze Obsługi Interesanta przyjmowana jest korespondencja od indywidualnych interesantów tj: pozwy, wnioski, prywatne akty oskarżenia oraz pisma procesowe i następujące wnioski:

a) wniosek o wydanie odpisu orzeczenia, w tym tytułu wykonawczego;

b) wniosek o zwrot kosztów podróży;

c) wniosek o sporządzenie i wydanie uwierzytelnionego odpisu z akt sprawy,

d) wniosek o wydanie zaświadczenia o toczącym się postępowaniu,

e) wniosek o wyrażenie zgody na widzenie.

 10. Biuro Obsługi Interesantów przyjmuje zgłoszenia i wyznacza termin spotkania – po uprzedniej konsultacji z Kierownikiem właściwego wydziału - pomiędzy interesantem, a Przewodniczącym właściwego Wydziału Sądu Rejonowego w Zgierzu lub po konsultacji z Kierownikiem Wydziału Administracyjnego – pomiędzy interesantem, a Prezesem Sądu w dniach i godzinach przyjęć interesantów.

§ 3

Informacje

1.Pracownicy Biura Obsługi Interesantów wykonując swoje obowiązki służbowe zobowiązani są w jak najefektywniejszy sposób umożliwić interesantom realizację ich uprawnień oraz egzekwować powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując przy tym należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu.

2. Biuro Obsługi Interesanta udziela informacji zgłaszającym się osobom osobiście , telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej. Aktualne dane kontaktowe znajdują się na stronie internetowej Sądu Rejonowego w Zgierzu.

3. Pracownik Biura Obsługi Interesantów udziela informacji osobiście osobie do tego uprawnionej po zweryfikowaniu jej tożsamości na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem.

4. W Biurze Obsługi Interesanta informacje udzielane są ustnie. Interesanci mogą sporządzać odręczne notatki z rozmowy.

 5. Pracownik Biura Obsługi Interesantów udziela telefonicznie bez ustalania tożsamości osoby telefonującej następujących informacji jawnych o toczących się sprawach: tożsamych z udostępnianymi na wokandzie sądowej oraz o terminie i sposobie  rozstrzygnięcia sprawy (bez odczytywania treści orzeczenia). Udzielenie powyższych informacji, następuje po wskazaniu przez osobę telefonującą: sygnatury akt albo oznaczenia stron lub co najmniej jednego uczestnika postępowania nieprocesowego i przedmiotu sprawy. Osobie przedstawiającej się, jako świadek w danej sprawie udziela się telefonicznie informacji o miejscu i terminie jej przesłuchania, jeżeli skierowano do niej wezwanie do stawiennictwa.

6. Koordynator Biura Obsługi Interesanta odpowiada za czynności związane z rejestracją kont użytkowników w Portalu Informacyjnym.

7. Pracownicy Biura Obsługi Interesanta udzielają informacji lub odpowiedzi na zapytania stron, uczestników postępowania lub ich pełnomocników lub obrońców skierowane drogą elektroniczną , bez konieczności osobistego stawiennictwa w Sądzie:

  • gdy złoży zapytanie podpisane za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu albo też poprzez profil zaufany ePUAP,
  • gdy zapytanie zostało przesłane z adresu poczty elektronicznej , który został uprzednio wskazany przez te osoby w piśmie procesowym skierowanym do sądu lub osobiście przed sądem albo urzędnikiem sądowym, jako adres służący do otrzymywania informacji jawnych w toczących się sprawach.

W zapytaniu należy podać swoje imię i nazwisko, nazwę Sądu oraz sygnaturę akt sprawy. Odpowiedź na zapytanie udziela się drogą elektroniczną, a w razie braku możliwości, informuje się o tym osobę kierującą zapytanie.

8. Pracownicy Biura zobowiązani są do przestrzegania obowiązków służbowych i niezwłocznego informowania koordynatora o wszelkich nieprawidłowościach związanych z pracą  Biura.

9. Udostępnianie akt następuje w czytelni akt.

 

Regulamin funkcjonowania czytelni akt

Sądu Rejonowego w Zgierzu

§1

Struktura organizacyjna i zakres zadań Czytelni akt

1. Czytelnia akt stanowi integralną część Biura Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego w Zgierzu.

2. Z dniem 1.09.2016  roku przeglądanie akt spraw sądowych przez osoby do tego uprawnione odbywa się w czytelni akt mieszczącej się w budynku Sądu Rejonowego w Zgierzu przy ul. Sokołowskiej 6.

3.Przeglądanie akt spraw sądowych w rozumieniu punktu 2 stanowi również zapoznawanie się z elektronicznym zapisem rozprawy – z zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku tzw. e-protokołem, przez strony i osoby uprawnione.

4. W czytelni akt udostępniane są akta spraw wydziałów:  I Wydziału Cywilnego, II Wydziału Karnego, III Wydziału Rodzinny i Nieletnich, IV Wydziału Pracy i Sekcji Wykonywania Orzeczeń Karnych Sądu Rejonowego w Zgierzu mieszczących się w budynku przy ul. Sokołowskiej 6, za wyjątkiem materiałów objętych klauzulą tajności. Sposób ich udostępniania przez kancelarię tajną regulują odrębne przepisy.

5. Czytelnia akt przyjmuje interesantów:

  • w poniedziałek w godzinach od 8:00 do 18:00 z zastrzeżeniem, że ostatnie akta udostępniane są osobom uprawnionym do godz. 17:30.
  • od wtorku do piątku w godzinach od 8:00 do 15:00, z zastrzeżeniem, że ostatnie akta udostępniane są uprawnionym do godziny 14:30

6. Interesanci (w tym adwokaci i radcowie prawni) zgłaszający się osobiście przyjmowani są w porządku wynikającym z kolejności zgłaszania się do Biura i kolejności wynikającej z numeru pobranego z „Systemu kolejkowego”, który wyświetlany jest nad właściwym stanowiskiem obsługi. Obowiązuje zasada jednej kolejki.

7. Akta do czytelni akt mogą być zamawiane przez osoby zainteresowane osobiście przy stanowiskach Biura, jak również telefonicznie - nr tel. (42) 715 75 00 i za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: boi.@zgierz.sr.gov.pl, także ze wskazaniem konkretnego dnia, w którym akta mają być udostępnione z zastrzeżeniem punktu 11. Składając zamówienie, należy podać sygnaturę sprawy, oznaczenie wydziału oraz nazwiska stron w niej uczestniczących, a w przypadku sprawy wielotomowej również numer tomu akt, z podaniem kontaktowego numeru telefonu lub e-mail.

8. W przypadku złożenia wniosku o udostępnienie akt sprawy do wglądu, akta przekazane będą interesantom do czytelni w trzecim dniu roboczym, pod warunkiem ich aktualnej dostępności we właściwym wydziale. Akta spraw, których udostępnienie nie jest możliwe trzeciego dnia roboczego udostępniane są w terminie ustalonym przez pracownika Biura z Kierownikiem właściwego wydziału bądź osobą do tego upoważnioną.  Po uzyskaniu akt pracownik Biura niezwłocznie informuje interesanta o dostępności akt na wskazany adres e-mail lub telefonicznie. Interesant informowany jest o przybliżonym czasie oczekiwania na akta.

9. Prawo wglądu w akta sprawy przysługuje : stronom , przedstawicielom ustawowym stron , pełnomocnikom procesowym ,organizacjom pozarządowym , inspektorom pracy , powiatowemu rzecznikowi konsumentów , oskarżycielom posiłkowym , oskarżonym , obrońcom, prokuratorom, uczestnikom postępowania egzekucyjnego oraz za zezwoleniem przewodniczącego właściwego wydziału  - osobom uprawnionym , o których mowa w przepisach kodeksu postępowania cywilnego , czyli każdemu kto potrzebę przejrzenia akt dostatecznie usprawiedliwi, a w przypadku akt karnych za zezwoleniem Prezesa lub Wiceprezesa Sądu.

10. Akta przekazywane są do czytelni po stwierdzeniu przez Kierownika właściwego sekretariatu wydziału lub osobę do tego upoważniona  czy osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt i czy akta mogą być udostępnione interesantowi. Po weryfikacji danych interesanta Kierownik sekretariatu lub osoba do tego upoważniona wydaje akta - zszyte i ponumerowane - do Biura Obsługi Interesanta, co jest równoznaczne z udostępnieniem akt interesantowi do wglądu.

11. Akta udostępniane są interesantom po okazaniu dowodu tożsamości ze zdjęciem ( np.: dowód osobisty, prawo jazdy, paszport, legitymacja adwokacka, radcowska, komornicza, legitymacja aplikanta adwokackiego, radcowskiego  lub komorniczego).

12. Osoby oczekujące na akta przebywają w poczekalni.

13. Osoby towarzyszące nie mogą zapoznać się z aktami sprawy i powinny zaczekać na zewnątrz czytelni .

14. Przed skorzystaniem z czytelni akt interesanci mają obowiązek:

a) pozostawić okrycia wierzchnie w szatni;

b) pozostawić bagaż podręczny we wskazanym przez pracownika Biura miejscu;

c) okazać pracownikowi Biura dowód tożsamości;

d) złożyć czytelny podpis w wykazie osób przeglądających akta sądowe (wpis ten jest jednocześnie zobowiązaniem do przestrzegania niniejszego regulaminu);

e) stosować się do wskazówek porządkowych pracowników Biura;

15. Notatki z akt sprawy można sporządzać jedynie na kolorowym papierze dostarczonym przez pracownika czytelni .

16. Akta do czytelni przekazywane są bez załączonych do nich nośników danych.

17.  Zapoznanie się z materiałem dowodowym znajdującym się na nośnikach danych możliwe jest po uprzednim złożeniu odrębnego wniosku w Biurze Obsługi Interesantów Sądu na następujących zasadach:

a) wniosek winien zostać rozpoznany bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie 3 dni roboczych.

b) wnioskodawca zostanie poinformowany o podjętej decyzji za pomocą wybranego kanału komunikacji.

c) informatyk Sądu Rejonowego w Zgierzu wykonuje kopię zawartości dostarczonego nośnika danych i umieszcza ją na wskazanym przez Oddział Informatyczny udziale sieciowym.

d) po wykonaniu kopii nośnik jest zwracany do właściwego wydziału.

e) pracownik Biura Obsługi Interesanta informuje wnioskodawcę o możliwości zapoznania się ze skopiowanym materiałem dowodowym w uzgodnionym terminie.

f) po zapoznaniu się wnioskodawcy z tym materiałem informatyk kasuje dane z udziału sieciowego.

18. W przypadku stwierdzenia braku uprawnienia interesanta do wglądu do akt kierownik sekretariatu wydziału nie przekazuje akt do Biura Obsługi Interesanta i zawiadamia o tym pracownika Biura, który informuje interesanta o konieczności uzyskania zgody Przewodniczącego Wydziału na wgląd do przedmiotowych akt.

19. Jeżeli wnioskodawca nie zgłosi się w uzgodnionym wcześniej terminie, akta zostaną zwrócone do sekretariatu, a zainteresowany winien zgłosić ponownie wniosek.

20. Każdorazowo akta spraw sądowych zwracane są do właściwego sekretariatu wydziału. Akta nie mogą pozostawać w czytelni akt.

21. Akta spraw nie będą udostępniane w dniach, w których wyznaczone są czynności procesowe, w szczególności rozprawa lub posiedzenie oraz z innych ważnych i uzasadnionych przyczyn.

22. Osoby zainteresowane przeglądaniem akt w czytelni mają prawo do zamówienia więcej niż jednych akt, jeśli istnieje taka potrzeba. Mogą jednak zapoznawać się jednorazowo tylko z jednymi aktami z jednego wydziału. W celu przejrzenia kolejnych akt interesant obowiązany jest zwrócić akta dotychczas przeglądane, wówczas mogą zostać mu wydane kolejne akta.

23. W czytelni można korzystać ze sprzętu technicznego np. ręcznego skanera, telefonów komórkowych, aparatów fotograficznych oraz tabletów po wyrażeniu zgody przez pracownika Biura.

24.Wnioski o wykonanie kserokopii (maksymalnie do 10 stron) z akt znajdujących się na stanie czytelni realizowane są w miarę możliwości przez pracowników BOI w dniu złożenia wniosku, po uiszczeniu opłaty – 1 (jeden) złotych za stronę. W przypadku, gdy wniosek dotyczy kserokopii protokołu z rozprawy, bądź posiedzenia, pracownik Biura wykonuje wydruk z zatwierdzonego do publikacji protokołu z systemu repetytoryjnego, po uiszczeniu stosownej opłaty.

 25. Kserokopie lub fotokopie z akt sądowych są wykonywane po złożeniu pisemnego wniosku przez osobę uprawnioną. W przypadku wniosku dotyczącego wydania kserokopii w ilości większej niż 10 stron( kserokopie dokumentów z akt wykonuje właściwy wydział), dokumenty z Wydziałów przekazywane są do BOI w terminie do 3 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

 26. W przypadku konieczności sporządzenia większej ilości kopii (powyżej 50 stron) wniosek zostaje zrealizowany w terminie ustalonym z pracownikiem sekretariatu danego wydziału.

27. Bez uprzedniej zgody Przewodniczącego Wydziału nie jest możliwe:

a) wykonywanie fotokopii i kserokopii  z akt spraw innych sądów, prokuratur, akt komorniczych i ksiąg wieczystych, za wyjątkiem akt które  zostały zaliczone w poczet materiału dowodowego,

b) wykonywanie fotokopii  i kserokopii dokumentów o statusie tajemnicy skarbowej i bankowej,

c) wykonywanie fotokopii i kserokopii przez pokrzywdzonego w sprawach rodzinnych nieletniego, karnych i wykroczeniowych oraz pism i dokumentów zawierających dane wrażliwe i dane świadków w sprawach karnych, wykroczeniowych i nieletnich w tym opinii sądowo – psychiatrycznych, wywiadów kuratorskich. Osoba uprawniona może uzyskać wydruk zatwierdzonego dokumentu protokołu lub uzasadnienia orzeczenia po złożeniu wniosku, za opłatą.

28. Wykonanie fotokopii dokumentów znajdujących się w aktach możliwe jest po złożeniu wniosku, bez dodatkowej opłaty, z wykorzystaniem własnego sprzętu (telefonu komórkowego, aparatu fotograficznego, tabletu lub ręcznego skanera itp.) pod nadzorem pracownika obsługującego czytelnię, a w przypadku akt, do których złożono testament, pod jego kontrolą.

29. Zamówione do osobistego odbioru i niewydane dokumenty zostaną zwrócone do właściwego wydziału w terminie 7 dni, od dnia w którym  miały zostać odebrane.

30. Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek czynności w stosunku do akt sądowych poza ich przeglądaniem, a w szczególności ich niszczenie, uszkadzanie, czynienie w nich adnotacji (podkreśleń, zakreśleń).

31. Osoby, którym zostały udostępnione akta sądowe, mają obowiązek poszanowania udostępnionych akt. Wszelkie zauważone uszkodzenia winny być niezwłocznie zgłoszone pracownikowi biura.

32. Osoby czytające akta zobowiązane są do zachowania ciszy i niezakłócania pracy innych osób. Na terenie czytelni akt zabronione jest korzystanie z telefonów komórkowych w rozumieniu prowadzenia rozmów telefonicznych oraz spożywanie posiłków i napojów. Osoby czytające akta mają obowiązek stosowania się do niniejszego regulaminu oraz zaleceń i uwag pracownika Biura.

33. Przeglądanie akt odbywa się pod nadzorem kamer monitoringu Sądu , może odbywać się także przy fizycznej obecności pracownika Biura Obsługi Interesanta lub pracownika ochrony Sądu.

34. Zabronione jest wynoszenie akt sądowych z czytelni.

35. Osoba korzystająca z czytelni akt, która nie będzie stosowała się do przepisów regulaminu może być pozbawiona prawa do korzystania z czytelni akt. Decyzję w tej sprawie podejmuje koordynator BOI .

36. Koordynator Biura Obsługi Interesanta ,Kierownik właściwego sekretariatu lub upoważniony przez niego pracownik jest odpowiedzialny za natychmiastowe zainicjowanie działań mających na celu wyjaśnienie okoliczności oraz ewentualne zabezpieczenie zapisu monitoringu czytelni w każdym przypadku  stwierdzenia podejrzenia naruszenia integralności akt.

§2

Czytelnia protokołu elektronicznego.

 

1. Rezerwacja stanowiska w czytelni protokołu elektronicznego Sądu Rejonowego w Zgierzu może zostać złożona osobiście, telefonicznie lub drogą elektroniczną.

2. Składając zamówienie w zakresie rezerwacji stanowiska w czytelni protokołu elektronicznego, należy podać pracownikowi BOI: imię i nazwisko, sygnaturę sprawy oraz proponowany termin realizacji zamówienia. Interesant może również w celu zapewnienia efektywniejszej obsługi podać pracownikowi BOI numer telefonu kontaktowego lub e-mail.

3. Interesanci (w tym adwokaci i radcowie prawni) zgłaszający się osobiście  przyjmowani są w porządku wynikającym z kolejności zgłaszania się do Biura wynikającej z numeru pobranego z „Systemu kolejkowego”, który wyświetlany jest nad właściwym stanowiskiem obsługi. Obowiązuje zasada jednej kolejki.

4. Stanowisko w czytelni protokołu elektronicznego jest udostępniane interesantom po okazaniu dowodu osobistego i podaniu swojego numeru PESEL (numer PESEL jest niezbędny w celu aktywacji nagrania z przeprowadzonej rozprawy sądowej).

5. Pracownik Biura zleca informatykowi wykonanie kopii zawartości nośnika dołączonego do akt sprawy niezwłocznie po złożeniu wniosku przez zainteresowanego.

6. Przy odsłuchiwaniu e-protokołu dźwięk odtwarzany podczas pracy programów multimedialnych może być emitowany tylko poprzez podłączone do komputera słuchawki.

7. Osoba zapoznająca się z zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku nie ma prawa do samodzielnej rejestracji tego zapisu w jakiejkolwiek formie.

8. Transkrypcja e-protokołu nie stanowi protokołu elektronicznego, ale stanowi część akt sądowych.

 

Regulamin funkcjonowania Biura Podawczego

Sądu Rejonowego w Zgierzu

Struktura organizacyjna i zakres zadań Biura Podawczego

  1. Biuro Podawcze znajduje się w siedzibie Sądu Rejonowego w Zgierzu przy ulicy Sokołowskiej 6, na parterze budynku.

 

  1. Biuro Podawcze wchodzi w skład Biura Obsługi Interesanta  , nad całością i sprawnością obsługi interesantów czuwa Koordynator Biura Obsługi Interesantów , któremu podlega pracownik wykonujący czynności w Biurze Podawczym.

 

  1. Biuro Podawcze prowadzi obsługę:
  • telefoniczną interesantów indywidualnych i instytucjonalnych w szczególności: Prokuratura, Policja, Komornicy, Notariusze, instytucje publiczne według  zasad  określonych w punkcie 5 ,
  • interesantów instytucjonalnych w zakresie określonym w punkcie 6 .

 

  1. Biuro Podawcze prowadzi obsługę Interesantów w godzinach :
  • poniedziałek :  8:00 – 18:00  /z zastrzeżeniem przerwy w czasie pracy jednego spośród dwóch stanowisk obsługi Biura Podawczego od godz. 11:30 do godz. 12:30/.
  • wtorek – piątek:  8:00 – 15:30 – obsługa telefoniczna Interesantów  /z zastrzeżeniem przerwy w czasie pracy jednego spośród dwóch stanowisk obsługi interesanta od godz. 11:30 do godz. 12:30/.
  • wtorek – piątek: 8:00 – 15:00 – obsługa interesantów instytucjonalnych Sądu /z zastrzeżeniem przerwy w czasie pracy jednego spośród dwóch stanowisk obsługi interesanta od godz. 11: 30 do godz. 12:30/.

 

  1. Pracownik Biura Podawczego udziela telefonicznie bez ustalania tożsamości osoby telefonującej następujących informacji jawnych o toczących się sprawach: tożsamych z udostępnianymi na wokandzie sądowej oraz o terminie i sposobie rozstrzygnięcia sprawy 

(bez odczytywania treści orzeczenia). Udzielenie powyższych informacji, następuje po wskazaniu przez osobę telefonującą: sygnatury akt albo oznaczenia stron lub co najmniej jednego uczestnika postępowania nieprocesowego i przedmiotu sprawy. Osobie przedstawiającej się, jako świadek w danej sprawie udziela się telefonicznie informacji o miejscu i terminie jej przesłuchania, jeżeli skierowano do niej wezwanie do stawiennictwa.

Ponadto przyjmuje zamówienia akt do przeglądania w czytelni oraz przyjmuje zamówienia na odpisy orzeczeń sądowych, które niezwłocznie przekazuje do właściwego wydziału.

 

  1. Do zadań Pracownika Biura Podawczego należy:
  • przyjmowanie korespondencji przychodzącej i składanej przez interesantów instytucjonalnych oraz znakowanie jej pieczęcią wpływu,
  • przyjmowanie korespondencji dostarczonej przez operatora pocztowego,
  • przekazywanie korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych,
  • ekspedycja przesyłek przyjętych z komórek organizacyjnych,
  • organizacja ekspedycji przesyłek,
  • kontrolowanie korespondencji,
  1. Z przyjętej korespondencji biuro podawcze wydziela i przekazuje adresatom bez otwierania koperty następujące przesyłki:
  • ● adresowane imiennie, bądź do rąk własnych adresata,
  • ● adresowane do prezesa, wiceprezesa i dyrektora,
  • ● inne określone w zarządzeniu prezesa sądu.

     8.    Przesyłki polecone, które na zewnętrznej kopercie oznaczone są klauzulami ,,zastrzeżone”    lub ,, poufne”  biuro podawcze wydziela i doręcza bez otwierania do kancelarii tajnej Sądu.

     9.    Pozostałe przesyłki adresowane do sądu otwiera biuro podawcze j. w.

 

  1. Jeżeli opłata sądowa została uiszczona na rachunek bieżący dochodów Sądu przed wniesieniem pisma do Sądu należy do tego pisma dołączyć oryginał lub kopie dowodu wniesienia należnej opłaty.
  2.  Maksymalna wysokość opłaty sądowej, jaką można uiścić przy pomocy znaków opłaty sądowej wynosi 1.500 złotych.
  3. Uiszczający opłatę znakami opłaty sądowej nakleja znak na piśmie podlegającym opłacie. Znaki należy naklejać na egzemplarzu przeznaczonym dla Sądu.
  4. Znaki opłaty sądowej kasuje pracownik upoważniony do przyjmowania pism.
  5. Znaki opłaty sądowej skasowane przez uiszczającego opłatę nie będą przyjmowane.
  6. Znaki opłaty sądowej, co, do których istnieje uzasadnione podejrzenie, że zostały podrobione, przerobione, nie podlegają kasowaniu do czasu wyjaśnienia związanych z tym wątpliwości. Osoba stwierdzająca powyższy stan rzeczy jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić Prezesa Sądu.
  7. Pracę Biura Podawczego reguluje § 541 - 544 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. ( Dz. Urz. MS . 2003. 5.22 z póź.zm.).

 

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy regulaminu urzędowania sądów powszechnych oraz przepisów poszczególnych procedur (kodeksy postępowania dla danego rodzaju sprawy).

 

W celu uniknięcia oczekiwania na możliwość zapoznania się z aktami zachęcamy do wcześniejszego zamawiania akt sądowych telefonicznie lub drogą elektroniczną.


Pracownicy Biura Obsługi Interesanta nie odpowiadają za rzeczy pozostawione w Biurze Obsługi Interesanta, czytelni akt oraz w poczekalni Biura.