Czytelnia Akt

Regulamin funkcjonowania czytelni akt

Sądu Rejonowego w Zgierzu

§1

Struktura organizacyjna i zakres zadań Czytelni akt

1. Czytelnia akt stanowi integralną część Biura Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego w Zgierzu.

2. Z dniem 1.09.2016  roku przeglądanie akt spraw sądowych przez osoby do tego uprawnione odbywa się w czytelni akt mieszczącej się w budynku Sądu Rejonowego w Zgierzu przy ul. Sokołowskiej 6.

3.Przeglądanie akt spraw sądowych w rozumieniu punktu 2 stanowi również zapoznawanie się z elektronicznym zapisem rozprawy – z zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku tzw. e-protokołem, przez strony i osoby uprawnione.

4. W czytelni akt udostępniane są akta spraw wydziałów:  I Wydziału Cywilnego, II Wydziału Karnego, III Wydziału Rodzinny i Nieletnich, IV Wydziału Pracy i Sekcji Wykonywania Orzeczeń Karnych Sądu Rejonowego w Zgierzu mieszczących się w budynku przy ul. Sokołowskiej 6, za wyjątkiem materiałów objętych klauzulą tajności. Sposób ich udostępniania przez kancelarię tajną regulują odrębne przepisy.

5. Czytelnia akt przyjmuje interesantów:

  • w poniedziałek w godzinach od 8:00 do 18:00 z zastrzeżeniem, że ostatnie akta udostępniane są osobom uprawnionym do godz. 17:30.
  • od wtorku do piątku w godzinach od 8:00 do 15:00, z zastrzeżeniem, że ostatnie akta udostępniane są uprawnionym do godziny 14:30

6. Interesanci (w tym adwokaci i radcowie prawni) zgłaszający się osobiście przyjmowani są w porządku wynikającym z kolejności zgłaszania się do Biura i kolejności wynikającej z numeru pobranego
z „Systemu kolejkowego”, który wyświetlany jest nad właściwym stanowiskiem obsługi. Obowiązuje zasada jednej kolejki.

7. Akta do czytelni akt mogą być zamawiane przez osoby zainteresowane osobiście przy stanowiskach Biura, jak również telefonicznie - nr tel. (42) 715 75 00 i za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: boi.@zgierz.sr.gov.pl, także ze wskazaniem konkretnego dnia, w którym akta mają być udostępnione z zastrzeżeniem punktu 11. Składając zamówienie, należy podać sygnaturę sprawy, oznaczenie wydziału oraz nazwiska stron w niej uczestniczących, a w przypadku sprawy wielotomowej również numer tomu akt, z podaniem kontaktowego numeru telefonu lub e-mail.

8. W przypadku złożenia wniosku o udostępnienie do wglądu akt spraw znajdujących się
w sekretariatach wydziałów, akta przekazane będą do czytelni niezwłocznie, nie później niż w ciągu godziny, pod warunkiem ich aktualnej dostępności we właściwym wydziale, natomiast w przypadku akt przechowywanych w archiwum zakładowym – w ciągu 2 godzin. Akta spraw, których udostępnienie w danym momencie nie jest możliwe , udostępniane są w terminie ustalonym przez pracownika Biura z Kierownikiem właściwego wydziału, bądź inną upoważnioną osobą.  Po uzyskaniu akt pracownik Biura niezwłocznie informuje interesanta o dostępności akt na wskazany adres e-mail lub telefonicznie.
W każdym przypadku interesant informowany jest o przybliżonym czasie oczekiwania na akta.

9. Zamówienia akt do czytelni, które mają być przeglądane w czytelni podczas pełnienia dyżurów
w poniedziałek (godz. 15.30 - 18.00) należy zgłaszać osobiście, mailowo lub telefonicznie najpóźniej
w poniedziałek do godziny 14.30.

10. Prawo wglądu w akta sprawy przysługuje : stronom , przedstawicielom ustawowym stron , pełnomocnikom procesowym ,organizacjom pozarządowym , inspektorom pracy , powiatowemu rzecznikowi konsumentów , oskarżycielom posiłkowym , oskarżonym , obrońcom, prokuratorom, uczestnikom postępowania egzekucyjnego oraz za zezwoleniem przewodniczącego właściwego wydziału  - osobom uprawnionym , o których mowa w przepisach kodeksu postępowania cywilnego , czyli każdemu kto potrzebę przejrzenia akt dostatecznie usprawiedliwi, a w przypadku akt karnych za zezwoleniem Prezesa lub Wiceprezesa Sądu.

11. Akta przekazywane są do czytelni po stwierdzeniu przez Kierownika właściwego sekretariatu wydziału lub osobę do tego upoważniona  czy osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt i czy akta mogą być udostępnione interesantowi. Po weryfikacji danych interesanta Kierownik sekretariatu lub osoba do tego upoważniona wydaje akta - zszyte i ponumerowane - do Biura Obsługi Interesanta, co jest równoznaczne z udostępnieniem akt interesantowi do wglądu.

12. Akta udostępniane są interesantom po okazaniu dowodu tożsamości ze zdjęciem ( np.: dowód osobisty, prawo jazdy, paszport, legitymacja adwokacka, radcowska, komornicza, legitymacja aplikanta adwokackiego, radcowskiego  lub komorniczego).

13. Osoby oczekujące na akta przebywają w poczekalni.

14. Osoby towarzyszące nie mogą zapoznać się z aktami sprawy i powinny zaczekać na zewnątrz czytelni .

15. Przed skorzystaniem z czytelni akt interesanci mają obowiązek:

a) pozostawić okrycia wierzchnie w szatni;

b) pozostawić bagaż podręczny we wskazanym przez pracownika Biura miejscu;

c) okazać pracownikowi Biura dowód tożsamości;

d) złożyć czytelny podpis na oświadczeniu o zapoznaniu się z aktami sprawy  ( podpis  ten jest jednocześnie zobowiązaniem do przestrzegania niniejszego regulaminu);

e) stosować się do wskazówek porządkowych pracowników Biura;

16. Notatki z akt sprawy można sporządzać jedynie na kolorowym papierze dostarczonym przez pracownika czytelni .

17. Akta do czytelni przekazywane są bez załączonych do nich nośników danych oraz załącznika adresowego.

18.  Zapoznanie się z materiałem dowodowym znajdującym się na nośnikach danych możliwe jest po uprzednim złożeniu odrębnego wniosku w Biurze Obsługi Interesantów Sądu na następujących zasadach:

a) wniosek winien zostać rozpoznany bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie 3 dni roboczych.

b) wnioskodawca zostanie poinformowany o podjętej decyzji za pomocą wybranego kanału komunikacji.

c) informatyk Sądu Rejonowego w Zgierzu wykonuje kopię zawartości dostarczonego nośnika danych i umieszcza ją na wskazanym przez Oddział Informatyczny udziale sieciowym.

d) po wykonaniu kopii nośnik jest zwracany do właściwego wydziału.

e) pracownik Biura Obsługi Interesanta informuje wnioskodawcę o możliwości zapoznania się ze skopiowanym materiałem dowodowym w uzgodnionym terminie.

f) po zapoznaniu się wnioskodawcy z tym materiałem informatyk kasuje dane z udziału sieciowego.

19. W przypadku stwierdzenia braku uprawnienia interesanta do wglądu do akt kierownik sekretariatu wydziału nie przekazuje akt do Biura Obsługi Interesanta i zawiadamia o tym pracownika Biura, który informuje interesanta o konieczności uzyskania zgody Przewodniczącego Wydziału na wgląd
do przedmiotowych akt.

20. Jeżeli wnioskodawca nie zgłosi się w uzgodnionym wcześniej terminie, akta zostaną zwrócone
do sekretariatu, a zainteresowany winien zgłosić ponownie wniosek.

21. Każdorazowo akta spraw sądowych zwracane są do właściwego sekretariatu wydziału. Akta nie mogą pozostawać w czytelni akt.

22. W dniach, w których wyznaczone są rozprawy lub posiedzenia, akta spraw nie są udostępniane
do wglądu w czytelni. W wyjątkowych wypadkach Przewodniczący Wydziału lub referent sprawy może wyrazić zgodę na udostępnianie akt w dniach, w których wyznaczone są rozprawy lub posiedzenia
z zastrzeżeniem, że nie utrudni to czynności sądowych.

23. Osoby zainteresowane przeglądaniem akt w czytelni mają prawo do zamówienia więcej niż jednych akt, jeśli istnieje taka potrzeba. Mogą jednak zapoznawać się jednorazowo tylko z jednymi aktami
z jednego wydziału. W celu przejrzenia kolejnych akt interesant obowiązany jest zwrócić akta dotychczas przeglądane, wówczas mogą zostać mu wydane kolejne akta.

24. W czytelni można korzystać ze sprzętu technicznego np. ręcznego skanera, telefonów komórkowych, aparatów fotograficznych oraz tabletów po wyrażeniu zgody przez pracownika Biura.

25.Wnioski o wykonanie kserokopii w ilości do 10 (dziesięciu) stron z akt znajdujących się aktualnie
w czytelni realizowane są przez pracowników BOI w dniu złożenia wniosku, po uiszczeniu opłaty określonej odrębnymi przepisami, której wysokość wynosi 1 (jeden) złoty za stronę.

 26. Kserokopie lub fotokopie z akt sądowych są wykonywane po złożeniu pisemnego wniosku przez osobę uprawnioną. W przypadku wniosku dotyczącego wydania kserokopii w ilości większej niż 10 stron (kserokopie dokumentów z akt wykonuje właściwy wydział), dokumenty z Wydziałów przekazywane są do BOI w terminie do 3 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

 27. W przypadku konieczności sporządzenia większej ilości kopii (powyżej 50 stron) wniosek zostaje zrealizowany w terminie ustalonym z pracownikiem sekretariatu danego wydziału.

28. Bez uprzedniej zgody Przewodniczącego Wydziału nie jest możliwe:

a) wykonywanie fotokopii i kserokopii  z akt spraw innych sądów, prokuratur, akt komorniczych i ksiąg wieczystych, za wyjątkiem akt które  zostały zaliczone w poczet materiału dowodowego,

b) wykonywanie fotokopii  i kserokopii dokumentów o statusie tajemnicy skarbowej
i bankowej,

c) wykonywanie fotokopii i kserokopii przez pokrzywdzonego w sprawach rodzinnych nieletniego, karnych i wykroczeniowych oraz pism i dokumentów zawierających dane wrażliwe i dane świadków w sprawach karnych, wykroczeniowych i nieletnich w tym opinii sądowo – psychiatrycznych, wywiadów kuratorskich. Osoba uprawniona może uzyskać wydruk zatwierdzonego dokumentu protokołu lub uzasadnienia orzeczenia po złożeniu wniosku,
za opłatą.

29. Wykonanie fotokopii dokumentów znajdujących się w aktach możliwe jest po złożeniu wniosku, bez dodatkowej opłaty, z wykorzystaniem własnego sprzętu (telefonu komórkowego, aparatu fotograficznego, tabletu lub ręcznego skanera itp.) pod nadzorem pracownika obsługującego czytelnię, a w przypadku akt, do których złożono testament, pod jego kontrolą.

30. Zamówione do osobistego odbioru i niewydane dokumenty zostaną zwrócone do właściwego wydziału w terminie 7 dni, od dnia w którym  miały zostać odebrane.

31. Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek czynności w stosunku do akt sądowych poza ich przeglądaniem, a w szczególności ich niszczenie, uszkadzanie, czynienie w nich adnotacji (podkreśleń, zakreśleń).

32. Osoby, którym zostały udostępnione akta sądowe, mają obowiązek poszanowania udostępnionych akt. Wszelkie zauważone uszkodzenia winny być niezwłocznie zgłoszone pracownikowi biura.

33. Osoby czytające akta zobowiązane są do zachowania ciszy i niezakłócania pracy innych osób.
Na terenie czytelni akt zabronione jest korzystanie z telefonów komórkowych w rozumieniu prowadzenia rozmów telefonicznych oraz spożywanie posiłków i napojów. Osoby czytające akta mają obowiązek stosowania się do niniejszego regulaminu oraz zaleceń i uwag pracownika Biura.

34. Przeglądanie akt odbywa się pod nadzorem kamer monitoringu Sądu , może odbywać się także przy fizycznej obecności pracownika Biura Obsługi Interesanta lub pracownika ochrony Sądu.

35. Zabronione jest wynoszenie akt sądowych z czytelni.

36. Osoba korzystająca z czytelni akt, która nie będzie stosowała się do przepisów regulaminu może być pozbawiona prawa do korzystania z czytelni akt. Decyzję w tej sprawie podejmuje Kierownik  BOI .

37. Kierownik Biura Obsługi Interesanta ,Kierownik właściwego sekretariatu lub upoważniony przez niego pracownik jest odpowiedzialny za natychmiastowe zainicjowanie działań mających na celu wyjaśnienie okoliczności oraz ewentualne zabezpieczenie zapisu monitoringu czytelni w każdym przypadku  stwierdzenia podejrzenia naruszenia integralności akt.

§2

Czytelnia protokołu elektronicznego.

 

1. Rezerwacja stanowiska w czytelni protokołu elektronicznego Sądu Rejonowego w Zgierzu może zostać złożona osobiście, telefonicznie lub drogą elektroniczną.

2. Składając zamówienie w zakresie rezerwacji stanowiska w czytelni protokołu elektronicznego, należy podać pracownikowi BOI: imię i nazwisko, sygnaturę sprawy oraz proponowany termin realizacji zamówienia. Interesant może również w celu zapewnienia efektywniejszej obsługi podać pracownikowi BOI numer telefonu kontaktowego lub e-mail.

3. Interesanci (w tym adwokaci i radcowie prawni) zgłaszający się osobiście  przyjmowani
są w porządku wynikającym z kolejności zgłaszania się do Biura wynikającej z numeru pobranego
z „Systemu kolejkowego”, który wyświetlany jest nad właściwym stanowiskiem obsługi. Obowiązuje zasada jednej kolejki.

4. Stanowisko w czytelni protokołu elektronicznego jest udostępniane interesantom po okazaniu dowodu osobistego i podaniu swojego numeru PESEL (numer PESEL jest niezbędny w celu aktywacji nagrania z przeprowadzonej rozprawy sądowej).

5. Pracownik Biura zleca informatykowi wykonanie kopii zawartości nośnika dołączonego do akt sprawy niezwłocznie po złożeniu wniosku przez zainteresowanego.

6. Przy odsłuchiwaniu e-protokołu dźwięk odtwarzany podczas pracy programów multimedialnych może być emitowany tylko poprzez podłączone do komputera słuchawki.

7. Osoba zapoznająca się z zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku nie ma prawa do samodzielnej rejestracji tego zapisu w jakiejkolwiek formie.

8. Transkrypcja e-protokołu nie stanowi protokołu elektronicznego, ale stanowi część akt sądowych.

 

 

Czytelnia akt nie udziela informacji o toku postępowania.